Avec la fin du premier trimestre vient la période des Assemblées Générales de copropriété. Un an après le début du premier confinement, de nombreuses difficultés liées à la crise sanitaire bousculent leur organisation. Si la tenue des AG peut être rendue difficile au vu du contexte, de nombreuses solutions peuvent être mises en place.
Alors comment organiser au mieux son AG tout en respectant les règles imposées par le gouvernement ? Pour répondre au mieux à cette question, vous trouverez dans cet article un tour d'horizon des mesures qui ont permis de maintenir les Assemblées Générales des copropriétaires pendant la crise sanitaire.
Assemblée Générale des copropriétaires en présentiel
Si pendant les 2 premiers confinements, la tenue d’une Assemblée Générale de copropriété était interdite en raison de la situation sanitaire, depuis le 28 novembre les règles ont changé. Il demeure toutefois quelques contraintes à respecter lorsqu’il s’agit d’accueillir du public.
Respecter la règle des 8 m² par personne ; celle-ci est la même que pour les commerces
Impossibilité de louer une salle plus grande pour augmenter le nombre de participants
Possibilité d’organiser une AG dans des locaux privés (au sein de la copropriété) en respectant la limite imposée par l’état de 6 personnes maximum
Les gestes barrières et autres consignes sanitaires doivent bien entendus être respectés
Assemblée Générale en visioconférence
Pour mieux faire face au période de confinement, une disposition dérogatoire peut être mise en place pour utiliser la visioconférence en Assemblée Générale s’affranchissant de la nécessité du vote préalable imposée par les dispositions de la Loi dite ELAN. Par la suite, le système de visioconférence doit être validé par un vote en AG pour être utilisé de façon systématique et doit répondre impérativement aux conditions suivantes :
L’identification des participants de façon sure
Obligation de transmission a minima de la voix (la vidéo n’est pas obligatoire)
Transmission simultanée de la réunion : tous les participants doivent être présents en même temps
Garantir qu’aucune interruption de transmission ne perturbera l’Assemblée Générale, chacun doit pouvoir participer ou voter
À noter que certains systèmes tels que Skype et WhatsApp ne répondent pas aux critères de sécurité et de validité requis.
De plus, il n’y a aucune obligation de participation pour les copropriétaires qui se verront systématiquement remettre un formulaire de vote par correspondance.
Assemblée Générale par correspondance
Envisagée depuis longtemps, la tenue d’une Assemblée Générale par correspondance était restée à l’état de projet. Suite à la récente crise sanitaire, sa mise en place s’est vue accélérée et validée permettant ainsi aux copropriétaires d’exprimer leur vote en toutes circonstances.
L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 précise donc que « Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance. »
L’Assemblée Générale des copropriétaires peut donc se réduire à un vote par correspondance et c’est au syndic de copropriété qu’il incombe de le décider. En plus de résoudre les problèmes d’absentéisme durant les AG, elle permet désormais de maintenir les votes sur les sujets en cours malgré la crise sanitaire.
L’importance de maintenir les Assemblées Générales des copropriétaires
Toutes ces solutions peuvent être envisagées conjointement pour poursuivre la prise de décisions essentielles à la vie en copropriété. En effet, la visioconférence n’empêche pas que d’autres membres participent en présentiel à l’Assemblée Générale. De même que le vote par correspondance peut être appliqué dans les 2 cas mentionnés précédemment. L’essentiel étant de permettre à chacun de participer au débat et d’émettre son vote au sujet des projets en cours tels que les travaux à envisager et leur mode d’exécution, ou encore l’installation d’équipements au sein de la copropriété.
Dans cette période si particulière, Alto Sequanais reste à l’écoute des copropriétaires et saura vous conseiller sur les différentes dispositions à prendre pour maintenir une gestion adaptée à votre copropriété.